FAQ - Montage et suivi des projets Horizon Europe

Comment se faire connaître auprès de porteurs de projets en cours de montage ?

L’identification de partenaires en vue de la construction d’un projet européen est une question éminemment importante pour répondre au mieux à un appel thématique donné.

• La Commission européenne a mis en place un système de recherche de partenaire et d’offre de compétences sur le portail « Funding and Tenders » en dessous de chaque ligne d’appel. C’est l’outil « Partner Search ».
• Les évènements de réseautage « brokerage events » sont des lieux privilégiés pour identifier les consortiums en formation ou des partenaires intéressés par une même thématique/un même appel. Pour connaître les dates des événements de réseautage, consulter les mini-site de chaque PCN ou l’agenda.

Pour être efficace, la construction de partenariats en réponse à des appels à projets européens doit se faire aussi sur le long terme, indépendamment de la publication des programmes de travail. Cela pour créer un consortium solide, qui rendra votre proposition plus crédible.

Le portail Funding and Tenders propose un outil de « Partner Search » sous chaque ligne d’appel. Comment faire pour publier une recherche de partenaires ou offre de compétences ?

Les offres de compétences et recherche de partenaires peuvent être publiées sur le portail « Funding and Tenders opportunities » au niveau de chaque appel à propositions.

Le portail permet en effet de rechercher des partenaires, par mots clés, dans une base contenant les participants à des projets européens antérieurs : https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/h…

Comment prendre part à un Partenariat, sur un sujet sur lequel je travaille ?

Les Partenariats font l’objet d’appels spécifiques dans le programme de travail. Chaque partenariat pourra ensuite lancer des appels à propositions dans la thématique qui le concerne.

Les informations et actualités relatives aux partenariats liés à chaque thématique d’Horizon Europe PCN seront mises en ligne régulièrement sur les mini-sites des thématiques concernées.

Certains appels exigent des déposants qu’ils créent des liens avec d’autres projets, en cours ou à venir. Comment répondre à cette demande dans la proposition ?

En effet, la Commission européenne insiste pour que les initiatives financées dans le cadre d’Horizon Europe puissent capitaliser les unes sur les autres, afin d’éviter les doubles financements et de construire l’héritage de chaque projet, y compris après sa clôture.

Il y a plusieurs manières de créer des liens entre les projets, en fonction de leurs spécificités :

• en capitalisant sur les livrables d’un projet précédent ;
• en prévoyant de créer des évènements de discussion conjoints (groupes de travail, échanges de bonnes pratiques…) ;
• en invitant les partenaires d’un autre projet à participer à l’Advisory Board du projet ;
• en créant une tâche dédiée à établir des liens avec d’autres initiatives ;
• etc.

Je souhaite candidater à un projet collaboratif Horizon Europe, mais je ne sais pas si ma participation est éligible ?

Toute entité légale peut répondre à un appel à propositions Horizon Europe.
Pour être éligible, dans le cadre de projets collaboratifs, le consortium doit être composé d’au moins trois entités juridiques indépendantes, chacune étant établie dans un État membre ou dans un autre pays associé et avec au moins une des trois entités établies dans un État membre.

Je suis une PME, est-ce que je peux participer en tant que partenaire à un projet européen ?

Oui, une PME peut participer à Horizon Europe, puisque tous les types d’entités légales sont éligibles à participer aux appels à propositions du programme Horizon Europe. 

Quels sont les pays qui peuvent participer à un projet Horizon Europe ?

Tous les pays du monde* peuvent participer au programme Horizon Europe, sachant que seule une sélection de pays hors Europe sont habilités à recevoir du financement via ce programme.
Il faut noter que certains appels ciblent très précisément les coopérations avec d’autres pays non-européens. Les déposants sont donc invités à inclure des partenaires des pays cités dans le consortium. Cela constitue une règle d’éligibilité stricte, mais cela ne signifie pas forcément que les entités de ces pays soient automatiquement financées par la CE pour autant, sauf si cela est explicitement mentionné dans l’appel.

* À l’exclusion des pays assujettis à des mesures restrictives et identifiés dans l’Article 29 du Traité de l’Union Européenne (TEU), Article 215 du Traité sur le fonctionnement de l’UE (TFEU) et des entités couvertes par le guide de la Commission No 2013/C 205/05

Des partenaires provenant de pays tiers peuvent-ils participer à des projets Horizon-Europe ? 

Les partenaires issus de pays tiers peuvent participer à des projets Horizon Europe. Lorsque la participation internationale est encouragée dans la description d’un appel, si le pays tiers n’est pas un pays éligible au financement européen, il peut être associé au projet en apportant son propre financement.

Par exemple, les pays regroupés sous l’appellation « BRIC+M » (Brésil, Russie, Inde, Chine et Mexico) ne sont pas automatiquement éligibles au financement par la Commission européenne alors que l'Afrique du Sud fait par exemple partie des pays tiers automatiquement éligibles.

L’appel indique que la coopération internationale est fortement encouragée. Comment répondre à cette demande ?

En effet, certains appels encouragent voire recommandent la coopération internationale au sein des propositions (« international cooperation is (strongly) encouraged »). Pour ces appels, les règles d’éligibilité classiques s’appliquent, et il est (fortement) recommandé d’inclure des partenaires non-Européens dans le projet.
Cela peut se traduire à différents niveaux, en fonction des projets. Les partenaires non-européens peuvent participer directement au projet en tant que bénéficiaires directs (si éligibles au financement – consultez la liste des pays éligibles au financement), ou en tant que partenaire non financé par Horizon Europe (sur ses fonds propres ou via une agence nationale). 
Une autre option est de prévoir une tâche dédiée à la coopération internationale dans le plan de travail du projet, ou d’inclure des experts au sein de l’Advisory Board du projet. Plusieurs solutions sont envisageables, si tant est que l’on répond bien aux exigences de l’appel !

Des partenaires provenant des USA peuvent-ils participer aux projets Horizon Europe ?

Le programme-cadre européen est ouvert au monde entier (à l’exception des entités basées dans des pays faisant l’objet de sanctions de la part de l’UE). Cependant, il est important de noter que seuls certains pays définis dans une liste élaborée par la Commission européenne peuvent-être financés lorsque leurs entités participent à des projets Horizon Europe.
Ainsi, les entité légales provenant des USA peuvent participer aux projets de type RIA, IA, CSA en tant que partenaire ne recevant pas de financement, sauf si cela est explicitement prévu au sein de l’appel à propositions.
Les USA n’étant pas reconnus comme pays associé mais comme un pays tiers ; en conséquence ils ne peuvent pas compter parmi les 3 participants minimum pour satisfaire le critère d’éligibilité du consortium. 

Quel est le taux de financement d’Horizon Europe ?

Le taux de financement sont plafonnés à 100% de vos coûts éligibles budgétés et déclarés (cf. l'article 34 du règlement Horizon Europe), sauf :

• s’il s’agit d’une action d’innovation (Innovation Action IA) et que vous êtes une entité à but lucratif (une société commerciale typiquement) pour lesquelles le taux maximal de financement sera de 70% ; ou 
• s’il s’agit d’une action programme co-fund, lesquelles sont financées à 30 % seulement et jusqu’à 70% dans des cas justifiés ; ou
• si une mention différente figure dans les documents publiés sur la page de l’appel (notamment, le programme de travail).

Est-ce que le taux de financement d’Horizon Europe diffère en fonction du statut de l’entité déposante (public/privé) ?

Non, le taux de financement dans le programme est de 100% des coûts éligibles et budgétés, indépendamment du type d’entité. Exception faite pour une entreprise (« for profit legal entity »)  dans le cadre d’une IA. Celle-ci sera financée à hauteur de 70% du montant demandé maximum (il s’agit d’un plafond, vérifiez le programme de travail applicable si l’appel ne prévoit pas un taux moindre).

Le taux de financement d’une entreprise qualifiée de « for profit legal entity » dans le cadre d’une IA sous Horizon Europe étant de 70% maximum, est-il nécessaire de démontrer le cofinancement à hauteur de 30% de l’entité en cause question ?

Il est désormais possible dans Horizon Europe d’indiquer un cofinancement dans les colonnes o / p / q…du budget de la proposition, ce qui n’a aucun caractère contraignant, y compris lorsque le taux de financement est à hauteur de 70% des coûts éligibles budgétés.  

Quelle est la procédure pour répondre à un appel à propositions ?

Les dossiers sont soumis uniquement par voie électronique, via la page de l’appel à propositions concerné sur le portail de la Commission européenne Funding and Tenders. La seule exception reste les projets EIC Accélérateur qui sont soumis sur une plateforme dédiée. Pour plus d’informations, rendez-vous ici.

Y a-t-il une pré-inscription nécessaire sur le portail du participant pour répondre à un appel Horizon Europe ?

Il n’y a pas de pré-inscription, mais le déposant doit posséder un compte “EU login”, qui doit lui permettre d’accéder au site électronique de soumission des propositions. La création de ce compte est faite sur la plateforme de la Commission européenne. Il est fortement recommandé de le faire le plus tôt possible. 
Chaque structure doit ensuite se doter d’un code PIC (Participant Identification Code) (voir la question sur le code PIC)

Quelles sont les pièces qui composent le dossier de soumission ?

Sauf indication contraire dans le texte de l’appel (soumission en deux étapes), la soumission se fait le plus souvent en une seule étape et de manière électronique uniquement via la plateforme de la Commission européenne. Le dossier de soumission est ainsi composé : 

• de la partie A : formulaires de soumission à caractère administratif et financier (à remplir en ligne),
• de la partie B : descriptif scientifique du projet,
• d'une annexe éventuelle. 

Le modèle du dossier de candidature est disponible sur le portail européen, en fonction du type d’instrument choisi, dans les documents relatifs à l’appel à propositions. Vous pourrez le retrouver dans la section Reference Documents en cliquant sur Template and Forms. 

Où peut-on trouver le modèle du dossier de candidature ? et existe-t-il un modèle à suivre pour la rédaction de la proposition (partie B) ?

La proposition doit être rédigée selon le modèle (ou template) présent sur la page de soumission du portail du participant lorsque vous créez votre projet. 

Avant la création de votre projet, si vous souhaitez consulter le modèle standard, vous pourrez le consulter dans la section Reference Documents en cliquant sur Template and Forms. Attention, le modèle présenté dans le texte de l'appel peut être différent de celui à utiliser lorsque vous créez votre projet. Il vous faut impérativement utiliser le template en format.doc disponible sur le site de soumission.

Y a-t-il des contraintes de mise en page que le porteur de projet doit prendre en compte lors de la rédaction de sa proposition (nombre de pages, format) ?

Le nombre de pages maximal par type d’instruments ainsi que les contraintes de mise en page doivent être impérativement respectés. Tout ce qui dépasse le nombre de pages imposé ne sera pas pris en compte par les experts-évaluateurs.
 

Puis-je ajouter des pièces jointes au dossier de soumission ? (lettre d’engagement, devis…)

Non, sauf si cela est expressément prévu dans le texte de l’appel. A ce moment-là, le système permet de déposer une annexe. Sinon, seule la partie B pourra être téléchargée. 
 

Peut-on soumettre plusieurs versions jusqu’à la date limite ?

Il est possible de soumettre plusieurs versions de la proposition sur le portail du participant jusqu’à la date limite de clôture de l’appel. Chaque nouvelle version écrasera la précédente. Le trafic sur le site étant très élevé les jours précédant la date limite de soumission, il est fortement conseillé de ne pas attendre les derniers jours avant la date limite pour soumettre sa proposition !

Quelle est la durée d’un projet collaboratif ?

Lorsque le topic ne précise pas de durée, il revient au porteur de proposer une durée de projet qui est en concordance avec le budget, les activités et les résultats envisagés. En moyenne la durée d’un projet collaboratif est de 3 à 4 ans.

Dans quelle langue doit être rédigé le dossier ?

Il est fortement recommandé de rédiger le dossier en anglais, qui est la langue de travail des comités d’évaluation. Les projets soumis dans une des autres langues officielles de l’Union Européenne seront traduits en anglais par un outil de traduction automatique. Ils devront impérativement être accompagnés d’une version du résumé du projet en anglais.

Comment puis-je déterminer le budget de mon projet ? Y-a-t-il un montant recommandé ?

Dans le descriptif des appels, il est indiqué un montant maximal indicatif. Il est recommandé (mais pas obligatoire) de ne pas le dépasser afin de rester concurrentiel vis-à-vis des autres déposants. 

Il faut élaborer le budget de la proposition en fonction des besoins que chaque partenaire estime nécessaire pour la réalisation des objectifs du projet. Chaque partenaire doit donc évaluer ses coûts en fonction de ses propres règles et dans le respect de l’éligibilité des coûts établie par la Commission Européenne. Le budget doit donc être en adéquation avec les ambitions du projet.

Il faut bien avoir à l’esprit que chaque programme et appels a des caractéristiques propres, qui sont détaillées au niveau des conditions spécifiques.

Dans la partie A de la proposition, je dois renseigner un tableau des chercheurs impliqués dans le projet. Qui dois-je indiquer ?

Le tableau des chercheurs de la partie A est réservé aux chercheurs et chercheuses et futurs chercheurs et chercheuses uniquement, qui seront impliqués dans le projet. Il faut s’en tenir aux définitions et aux catégories (A, B, C, D) proposées en dessous du tableau à compléter dans la Part A de la proposition. Bien entendu, cela n’empêche pas d’autres personnes et experts de participer au projet, mais ils ne sont pas à lister dans ce tableau. 
Ce tableau sert à la Commission européenne à mieux suivre l’impact des projets dans la carrière des chercheurs (objectif statistique).

A qui peut-on s’adresser si l’on rencontre des difficultés techniques dans la soumission du projet ?

Vous pouvez contacter l’"IT helpdesk" ; les PCN n’ont aucun accès privilégié à la plateforme de soumission ou au portail de manière générale. 

Il est également possible de contacter le Research Enquiry Service (RES) en sélectionnant le sujet 03 “Proposal submission and evaluation”. 
Pour les appels ERC, une adresse mail dédiée est indiquée sur la page de l’appel.
 

Quels sont les critères d’évaluation ?

Il y a trois critères principaux d’évaluation dans Horizon Europe : l’excellence, l'impact et la qualité de la mise en œuvre. Certains critères supplémentaires peuvent s’ajouter et lorsque c’est le cas, ceux-ci sont indiqués dans la section topic conditions and documents de l’appel à propositions.  

De même, ces critères peuvent être modulés en fonction des types d’appel (par exemple ERC ou MSCA) ; il est dans tous les cas important de prendre connaissance de l’ensemble des documents relatifs à l’appel avant de candidater.  

Est-ce que tous les critères d’évaluation ont le même poids ?  

Chaque programme a un processus d’évaluation qui peut être variable, la pondération entre critères l’est également. Il est nécessaire de bien lire les critères d’évaluation indiqués dans le programme de travail de l’appel à projet concerné.   

Pour ce qui concerne les appels du pilier 2, les conditions d’évaluation sont détaillées dans les annexes générales du programme de travail. 

Comment sont composés les comités d’évaluation ?

Les comités d’évaluations sont composés d’experts-évaluateurs indépendants sélectionnés par la Commission européenne dans le vivier des experts, auquel nous vous encourageons à candidater. 

Est-ce que je peux avoir accès à la composition des comités d’évaluation ?  

La liste des experts-évaluateurs est publiée après coup par la Commission européenne, dans une section dédiée des Reference Documents, mais elle ne permet pas de connaître la composition du groupe d’experts ayant évalués un appel à proposition ou une proposition en particulier.

Pour le programme ERC, le nom des présidents de panels est publié avant la date limite de l’appel, et la composition complète des panels est publiée après la date limite. Pour les sous-instruments Challenges de l’EIC, le programme manager en charge du défi (challenge) préside systématiquement le panel de deuxième étape, pour plus de détails vous pouvez lire la page dédiée : Les programme Managers de l'EIC.

Pour le programme Horizon Europe, ces listes sont disponibles sur le portail Funding and Tender au sein des "Reference Documents" en cliquant sur "Expert names (annual lists)”.

Dans les cas d’ex-aequo, est-ce qu’un critère d’évaluation est plus important que l’autre ?  

Lorsque plusieurs propositions obtiennent des scores identiques, la Commission prend en compte les critères suivants dans l’ordre :

1. La C.E. s’attache en premier à veiller à compléter la couverture de tous les sujets.  
2. La proposition ayant obtenu la meilleure note sur le critère d’attribution « Excellence ».
3. La parité femme/homme au niveau du personnel du projet nommé dans la proposition.
4. La diversité géographique.

D’autres critères subsidiaires peuvent intervenir si les précédents ne sont pas suffisants pour départager les propositions, comme améliorer la qualité du “portefeuille de projets” grâce à des synergies entre projets ou, lorsque cela est pertinent et faisable, en associant des PME.

Combien de temps dure l’évaluation ? Quand les résultats seront-ils publiés ?  

Dans Horizon Europe, le temps pour l’évaluation des propositions dans le programme-cadre est borné à une durée maximale de 5 mois entre la date limite de soumission et la date à laquelle sont annoncés les résultats.

Comment créer son compte EU Login ?

Certains services et outils du portail européen requièrent un compte EU Login. Il est nécessaire pour pouvoir enregistrer son organisation, soumettre une proposition de projet ou encore devenir expert.

• Étape 1 : sur le portail, se rendre sur la page Register et y renseigner prénom, nom et adresse mail et cliquer sur Create an account ;
• Étape 2 : un mail contenant un lien d'activation sera envoyé à l'adresse renseignée. Il permet de poursuivre la procédure d'inscription ;
• Étape 3 : cliquer sur ce lien, définir puis confirmer un mot de passe ;
• Étape 4 : se rendre sur le portail du participant ;
• Étape 5 : cliquer sur Login et renseigner les informations de connexion précédemment établies.

Votre compte EU Login est personnel, ne le partagez pas avec vos collègues. Les actions réalisées avec vos identifiants (nom d'utilisateur, mot de passe) seront considérées comme les vôtres.

Comment créer un PIC (Participant Identification Code)? 

Le PIC est un identifiant unique pour chaque organisation. Ce numéro à 9 chiffres est reçu après votre inscription dans le registre des participants du portail (Participant register). Ce service permet aux participants d'enregistrer leur organisation et d'obtenir ainsi un PIC (Participant Identification Code), indispensable pour pouvoir participer à une soumission de proposition de projet. Il propose également un outil d'auto-évaluation qui permet aux participants de déterminer si leur organisation est éligible au programme en tant que PME.

Ainsi votre entité aura une fois pour toute un code “PIC” à renseigner lors de chaque dépôt de projet.
A savoir : un PIC provisoire (“declared”) est suffisant pour pouvoir déposer un projet.  

Comment créer un projet ? 

Les propositions doivent être soumises par voie électronique en utilisant le système de soumission du portail.

• Où ? L'accès au système de soumission est disponible via la page Sujet du portail -> Démarrer la soumission (Start Submission).
• Qui ? Les propositions doivent être créées et soumises par une personne de contact de l'organisation coordinatrice. Il existe des exceptions pour certains programmes/types d'action qui sont entièrement axés sur les individus (par exemple, le chercheur principal dans les subventions ERC d'Horizon Europe ou le boursier dans les subventions MSCA d'Horizon Europe).
• Comment faire ? L'assistant de soumission vous guidera étape par étape tout au long du processus. Vous devrez utiliser les formulaires et les modèles en ligne disponibles dans le système de soumission. 

Comment ajouter un partenaire ? 

Assurez-vous que tous les participants sont inscrits (PIC).

Tous les participants (bénéficiaires, entités affiliées et partenaires associés) doivent être inscrits dans le registre des participants et disposer de leur code d'identification du participant (PIC) à 9 chiffres. Le coordinateur doit être identifié avec son numéro PIC à l'étape 3 de la soumission, il enregistrera ensuite les autres participants à l'étape 4, à l'aide de leur PIC.

Qu’est-ce que c’est l’impact ? 

Dans Horizon Europe, l’impact est l'un des critères d’évaluation d’une proposition. Le terme « impact » indique les effets générés par les investissements en Recherche et Innovation du Programme Cadre sur la société (y compris l’environnement), l’économie et la science, mais aussi, pour les projets Marie Sklodowska-Curie, sur l’Espace Européen de la Recherche et sur la carrière des chercheurs. Ces effets se produisent sur le moyen et le long terme (quelque temps après la fin du projet).

Est-ce que l’impact est important dans les critères d’évaluation ? 

L’impact constitue un des trois critères principaux d’évaluation dans Horizon Europe, il permet souvent de faire la différence au moment de départager des propositions.

Un projet peut-il répondre aux objectifs de plusieurs destinations ou appels (topics) du programme de travail ?

Chaque proposition déposée doit répondre aux objectifs de l’appel dans lequel il s’inscrit. Et chaque appel a des objectifs très précis, décrits dans le texte de l'appel. L’adéquation des objectifs du projet aux orientations de l’appel est très important (cf critères d’évaluation) et permet de maximiser les chances de réussite. Vous ne pouvez donc pas déposer exactement le même projet à différents appels. 

Est-ce que je dois détailler l'impact ? comment faire ?    

Oui, l'impact est un critère très important pour la sélection de votre proposition, il doit être suffisamment détaillé et étayé pour être crédible (données quantitatives et qualitatives, publics concernés,etc.).

Sur combien de pages l’impact doit-il être traité ? 

Les limites de pages portent sur l’ensemble de la proposition (par exemple, 45 pages pour une RIA classique). Vous pouvez consulter le modèle de proposition auquel vous répondez, disponible dans la rubrique Template and forms de la Section Reference Documents, sur le portail des offres et financement de la Commission européenne. Des suggestions sur le nombre de pages pour chaque sous-partie sont indiquées.

Qu’est-ce que le genre pour la Commission dans le cadre d’Horizon Europe ? 

La dimension du genre constitue à la fois dans Horizon Europe :  

• un critère d’éligibilité des propositions pour les entités publiques, qui doivent avoir un plan d’égalité de genre (Gender Equality Plan – GEP) pour signer le contrat de subvention avec la Commission,
• un aspect à prendre en compte lors de la rédaction des projets, mentionné parmi les critères d’évaluation des propositions,
• un critère de classement des propositions en cas d’ex-aequo.  

Comment traiter la question du genre dans les propositions ?

L’inclusion de la dimension du genre constitue désormais dans Horizon Europe un sous-critère lors de l‘évaluation de la proposition, au sein du critère d’excellence scientifique.  

Un plan d’égalité de genre (Gender Equality Plan) est-il obligatoire dans Horizon Europe ? 

Oui, les établissements publics, ainsi que les organismes de recherche et les établissements d'enseignement supérieur, qu'ils soient publics ou privés, ont l’obligation de justifier d’un plan d’égalité de genre (GEP).

Le représentant de l’entité auprès la Commission (LEAR) doit déclarer que l’entité dispose d’un GEP lors de la phase de contractualisation. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un GEP pour déposer un projet.

Quels sont les critères obligatoires du plan d’égalité de genre dans Horizon Europe ?

Un GEP doit répondre à quatre exigences obligatoires :

• être un document formel signé par la direction de l'établissement ;
• être rendu public et disponible sur son site internet ;
• faire l'objet de ressources dédiées ;
• inclure des dispositions sur la collecte et le traitement de données pour suivre sa mise en œuvre.

Il n’est pas nécessaire que le document soit traduit en anglais.

Je ne peux pas avoir la parité homme/femme dans mon consortium à cause de la démographie des disciplines impliquées, est-ce que cela va pénaliser mon projet ?  

Non, la parité n’est pas un critère d’éligibilité des propositions, mais il est conseillé de prendre en compte la dimension du genre dans votre projet.  

Quelles sont les obligations en matière de Science Ouverte dans Horizon Europe ? 

Le bénéficiaire qui publie un article revu par les pairs doit déposer une version électronique ou un manuscrit final, dans un "répertoire fiable", c’est-à-dire un répertoire qui conserve suffisamment de droits de propriété intellectuelle pour se conformer aux exigences de l’accès ouvert. 
L'accès ouvert immédiat est obligatoire au jour de la publication (H2020 tolérait un embargo jusqu’à 6 mois, 12 mois pour les SHS).
L’accès aux données doit être « aussi ouvert que possible, aussi fermé que nécessaire ». Il est obligatoire de produire un plan de gestion des données par projet (data management plan), aligné sur les principes FAIR (Findable , Accessible, Interoperable , Reusable). 

Est-ce que je dois fournir un Data Management Plan au moment du dépôt ? 

Non, il n’est pas obligatoire de fournir un plan de gestion des données (data management plan) lors du dépôt d’un projet. Cependant celui-ci fera partie de vos livrables et apparaîtra dans votre Diagramme de Gantt. Une première version de ce data management plan sera à fournir dans un délai de 6 mois après le début du projet, il devra être mis à jour régulièrement et dès que nécessaire, durant toute la vie du projet. 

Quel est le niveau de détail et où dois-je traiter de la question de la Science Ouverte dans ma proposition ? 

Au moment de l’évaluation, la science ouverte est listée dans le sous-critère portant sur la méthodologie du projet, au sein du critère d’excellence scientifique. 
Plus d’information au sein de la section D des annexes générales au programme de travail d’Horizon Europe.

Quels sont les coûts directs éligibles sous Horizon Europe ?

Tous les coûts directs pour être éligibles dans Horizon Europe doivent être : 

• dépensés durant la vie du projet, 
• nécessaires au projet, 
• directement liés à la mise en œuvre du projet tel que décrite dans l’annexe technique, 
• prévus dans l’annexe budgétaire, 
• engagés par le bénéficiaire et identifiables dans sa comptabilité, 
• être conforme à la législation nationale, 
• être raisonnables, justifiés et respecter le principe de bonne gestion financière. 

Et respecter les règles d’éligibilité généralité des coûts, selon l’article 6.1 et les règles spécifiques à chaque catégorie de dépenses et selon l’article 6.2 du modèle de convention de subvention annoté. 

Quels types de coûts sont éligibles ? 

Il y a d'une part les coûts directs (en lien direct avec le projet):

• coûts de personnel (A) 
• subcontracting (sous-traitance) (B)
• coûts d’achat (C) : déplacements & frais de subsistance / amortissement des équipements / autres biens, travaux et services: consommables, …
• autres catégories de coûts (D) dont la facturation interne (actives selon l’appel) 

et d'autre part les coûts indirects, calculés sur la base d'un taux forfaitaire de 25% des coûts directs (E) (sauf subcontracting, facturation interne)

A noter: ces catégories de coûts s’appliquent dans le cadre du MGA général.

Comment se calculent les coûts indirects ? 

Les coûts indirects dans Horizon Europe sont remboursés par la Commission européenne sous la somme d’un forfait de 25% des coûts directs déclarés. 
A savoir : certaines catégories de coûts spécifiques, comme les coûts de facturation internes ou les coûts de “subcontracting” ne rentrent pas dans l’assiette pour le calcul de ce taux de 25%.

Est-ce que je peux inclure des activités se situant hors de États-membres et Pays Associés dans mon projet ?

Au-delà des critères d’éligibilité, si le projet l’exige, il est possible d’inclure, par exemple, des activités ou des terrains d’étude en dehors de l’Europe. Dans ce cas de figure, il faut démontrer que ces travaux auront un impact clair pour l’Europe et présentent un intérêt pour les États membres de l’UE et les pays associés au programme-cadre.
Comme pour tout projet collaboratif, il faut bien s’assurer que le projet proposé répondra à tous les objectifs de l’appel et les stratégies européennes à l’œuvre.

Quelles sont les preuves à conserver pour les reportings et en cas d’audit ?

Les PCN attendent de recevoir plus d’informations de la part de la Commission européenne afin de répondre à cette question. Mais a priori, toutes les pièces justificatives permettant de justifier auprès de la CE de la réalisation des tâches, des déplacements et des dépenses effectuées en lien avec le projet sont à conserver précieusement et cela, pour une durée de 5 ans à partir du versement du solde final. 

Comment calculer les coûts de personnel sous Horizon Europe ?  

Lors du montage d’une proposition, il suffit de multiplier le temps prévu (en personne/mois ou PM) par le coût mensuel prévisionnel de chaque personne qui émargera sur un projet.  

Comme c'était le cas pour Horizon 2020, la règles générale pour le nouveau programme implique un remboursement en coûts réels. Des nouveautés ont cependant été introduites par la Commission européenne, allant dans le sens d’une simplification des règles de participation du programme. On peut citer notamment l’introduction du dénominateur unique de 215 jours par an.

Ainsi, lors des rapports financiers, pour valoriser le temps du personnel ayant travaillé sur le projet, une formule unique a été mise en place par la Commission qui multiplie le taux journalier par le temps passé à travailler sur le projet.

Est-il possible de conserver la méthode de calcul utilisée sous Horizon 2020 ? 

Non, la méthode de justification du temps de personnel a évolué entre le dernier programme-cadre Horizon 2020 et Horizon Europe. Il faudra ainsi avoir deux méthodes en parallèle afin de justifier le temps des personnels respectivement au sein des projets H2020 et Horizon Europe. 

Est-ce que les feuilles de temps sont obligatoires ? 

Non, les “feuilles de temps” en tant que telle ne sont pas obligatoires pour justifier le temps passé des personnels dans le programme Horizon Europe, mais l’entité voulant justifier du temps de ces agents ou assimilés en cas de contrôle doit pouvoir fournir le temps passé sur le projet à l’aide :

• d'un système d’enregistrement du temps de l’entité,
• de “déclarations mensuelles” dont la Commission propose un modèle.

Est-ce que les primes sont éligibles ? 

Oui, certaines primes peuvent être éligibles.

Est-ce que l’achat d’équipement est éligible ?  

Non, dans Horizon Europe, c’est en règle générale l’amortissement des équipements qui est éligible et non pas le coûts d’achat d’un équipement, sauf mention contraire indiquée dans les conditions spécifiques de l’appel à projets. 

Nous devons utiliser plusieurs instruments/équipements d’un tiers dans le cadre de notre projet, quel est le cadre juridique à mettre en place dans ce cas ?

Le recours à des équipements dont la propriété est détenue par des tiers ou l’achat de tels équipements, si indispensables à l’exécution du projet, est normalement à prévoir dans la description du projet et au budget. Nous vous invitons donc à consulter les annexes 1 & 2 du contrat de subvention signé ou, si celui-ci n’est pas encore signé, la proposition de projet déposée (description et budget).

Par la suite, la forme juridique exacte n’est pas imposée par la Commission européenne mais se doit d’être conforme aux règles en vigueur qui vous sont applicables, tant au niveau national qu’au niveau de l’établissement.

Ainsi et selon l’opération concrète envisagée, votre relation peut prendre plusieurs formes juridiques différentes, adaptée à l’opération et à son contexte :

• Achat d’équipement : acte d’achat ;
• Mise à disposition de bien : acte de mise à disposition « in-kind contribution » ;
• Location : plusieurs types existent, donc plusieurs formats juridiques.

Le maître mot est ici la « conformité » à vos règles et à ce que qui a été proposé à la Commission européenne. 

Quel est le montant maximal pour la sous-traitance ?

Il n’y a pas de seuil maximal défini pour la catégorie "subcontracting" dans Horizon Europe, mais le montant doit-être raisonnable, suivre les principes d’efficacité économique, de mise en concurrence. En effet, les bénéficiaires d’un projet sont censés assurer par eux-mêmes les tâches du projet et ne les faire sous-traiter que lorsqu’ils ne disposent pas de la compétence ou des ressources au sein du consortium pour la réaliser.