Le suivi et la gestion des projets ERC lauréats

Les acteurs d'un projet ERC et leurs rôles

Les conventions et les liens contractuels

L'environnement juridique d'un projet ERC est composé a minima de deux contrats :

• la convention de subvention ou "Grant Agreement" (GA), signée entre l'ERCEA et la HI ;
• l'accord additionel ou "Supplementary Agreement" (SA), signé entre la HI et le PI.

1) Le Grant Agreement (GA)

Cette convention, passée entre l'ERCEA et la HI, fixe les droits et obligations de chacune des deux parties dans le cadre du projet. Elle suit le modèle de contrat de subvention "Corporate" commun à tous les programmes gérés par la Commission Européenne ou ses agences (dont l'ERCEA). Elle est constituée des sections suivantes :

• un préambule présentant les deux parties (ERCEA et HI) ;
• une section principale intitulée "Terms and Conditions" ("Core text" du "Model Grant Agreement") :  elle comprend une synthèse des éléments clés de la convention (la "Data Sheet")  et un ensemble d'articles dont certains sont spécifiques à l'ERC (notamment, article 6.2 sur l'éligibilité des coûts en cas de demande de "additional funding", ou article 18 sur les obligations de la HI vis-à-vis du PI) ;
• l'Annexe 1 - "Description of Action" (DOA), composée d'informations générales (sur le projet et sur le PI), d'une planification des livrables à fournir en cours de projet (limitées dans le cas de l'ERC au Data Management Plan et aux éventuels éléments sur des questions éthiques), et de la proposition scientifique elle-même ;
• l'Annexe 2 qui détaille le budget estimé ;
• l'Annexe 2a en cas d'utilisation par la HI de coûts unitaires et de contributions spécifiques ;
• l'Annexe 3 ("Accession forms") s'il s'agit d'un projet multi-bénéficiaires ;
• l'Annexe 3a s'il y a des entités affiliées ;
• l'Annexe 4 qui fournit un modèle de rapport financier ;
• l'Annexe 5 qui reprend les règles propres à Horizon Europe dont celles relatives à la communication, à la dissémination , à la Science Ouverte,  à la visibilité, ou encore aux questions de propriété intellectuelle.

1. c'est à lui que l'ERCEA adresse la lettre d'invitation pour la préparation de la convention ;
2. c'est lui qui négocie avec l'ERCEA d’éventuels changements dans la description des travaux ou dans l'allocation des ressources ;
3. c’est aussi lui qui peut initier un éventuel transfert du projet (notion de portabilité, voir plus bas la section dédiée).

2) Le Supplementary Agreement (SA)

Ce contrat constitue la base juridique créant un lien spécifique entre le PI et la HI, obligatoire dans le cadre de la subvention ERC. Ses termes doivent être entièrement compatibles avec les dispositions du "Grant Agreement". Une copie signée doit être fournie par la HI à l'ERCEA pour déclencher la signature du GA. Un modèle contenant les exigences minimales est proposé par l'ERCEA. Celles-ci établissent notamment l'autonomie scientifique du PI et lui donnent l'autorité pour :

• diriger le projet de recherche et décider de l'utilisation du budget pour atteindre ses objectifs scientifiques ;
• publier en tant qu'auteur principal et n'inviter en tant que co-auteur que les personnes ayant contribué de manière substantielle au travail ;
• définir le contenu des rapports scientifiques et les mettre en forme ;
• sélectionner et superviser les membres de l'équipe selon les profils souhaités et conformément aux pratiques habituelles de gestion de la HI ;
• demander un financement de manière indépendante ;
• obtenir de la part de la HI un espace et des installations appropriés pour mener la recherche ;
• décider d'éventuelles adaptations scientifiques ou stratégiques par rapport à la proposition initiale (y compris une éventuelle portabilité, voir plus bas, section dédiée).

Les articles 2 et 3 du "Supplementary Agreement" décrivent en détail les droits et obligations du PI qui engagent également son Institution d'Accueil.

Le reporting

Comme tous les projets européens, les projets ERC financés font l’objet de deux types de suivis :

• un suivi en continu ("continuous reporting") à fournir par le chercheur. Il permet d'informer l'ERCEA au fur et à mesure de l'avancement des recherches et des actions mises en œuvre (réalisations scientifiques, risques critiques, livrables en cas de questions éthiques ou de plan de gestion des données, etc). Au sein de ce suivi, deux "Progress reports" (ou "ERC Scientific Reports") doivent être transmis à échéances définies (24 et 60 mois) indiquées dans la partie "data-sheet" de la convention de subvention ;
• un suivi périodique, technique et financier ("periodic reporting") couvrant des périodes fixées (30 et 60 mois,  indiquées dans la "data-sheet"). La partie technique est préparée par le PI selon un template disponible sur le portail du participant. La partie financière est remplie conjointement par le PI et la HI ; elle comprend une explication détaillée de l'utilisation des ressources, à établir par le PI, et un état des lieux financiers (ainsi qu'un certificat d'audit en fin de contrat), à fournir par la HI. Le  rapport périodique inclut aussi deux déclarations sur les pourcentages de temps de travail du PI (passé sur le projet et en Europe), une section consacrée aux relations entre le PI et sa HI, et une explication sur l’utilisation du budget.

Ces rapports sont à renseigner en ligne selon les modèles fournis aux porteurs de projets et à leurs institutions d'accueil en se loguant sur la partie sécurisée du portail du participant. L’ERCEA met à disposition un guide pour aider à remplir le "Scientific  report".

Les financements additionnels « Proof of Concept » de l'ERC, dont les budgets sont dorénavant forfaitaires (« Lump Sum »), sont également soumis à un "continous reporting", limité dans ce cas au suivi des actions de dissémination et de communication et au suivi des brevets éventuellement déposés. Un unique rapport final est à remettre en fin du projet, son approbation étant requise avant le paiement.

La portabilité

Le PI d'un projet ERC peut à tout moment demander le transfert de son projet à un autre bénéficiaire (autre HI) localisé dans un état-membre de l'UE ou associé, pour autant que les objectifs du projet soient préservés. Cette possibilité pour le PI de changer d'Institution d'Accueil est qualifiée de "portabilité".

Dès sa prise de décision, le PI a l’obligation d’informer la HI d’origine de cette demande. Celle-ci ne peut s'opposer à ce transfert (sauf si celui n'est pas possible en vertu du droit national). La décision finale appartient à l'ERCEA, après prise en compte des intérêts de tous les acteurs concernés. Le changement doit être formalisé par un amendement à la convention de subvention.

Selon les "Grant Agreement" et "Supplementary Agreement", l’institution d’accueil d’origine doit :

• convenir avec le PI et le nouveau bénéficiaire des modalités de transfert des droits de propriété intellectuelle (si applicable) ;
• transférer au nouveau bénéficiaire le montant de préfinancements reçus non encore couverts par un rapport financier approuvé par l’ERCEA ;
• transférer au nouveau bénéficiaire, contre remboursement des frais non encore amortis, le matériel acheté et utilisé exclusivement pour le projet ERC .

L’institution d’accueil d’origine et le PI doivent de plus étudier conjointement la situation des personnes recrutées sur le projet au regard de leurs souhaits et du contrat de travail signé.

L'éthique

Comme souvent en recherche, les projets ERC soulèvent des  questions éthiques, que le PI a été invité à identifier dès la phase de soumission. En cas de succès du projet, et avant la signature du GA, ces questions font l'objet d'une analyse approfondie de la part du comité d'éthique de l'ERCEA qui peut demander des compléments d'informations et, dans certains cas, requérir la mise en place de jalons qui deviennent des obligations contractuelles.

Depuis le début de Horizon Europe, seuls les points éthiques qualifiés de "serious and complex issues" (voir "Guidelines on serious and complex ethics issues") sont soumis à un suivi approfondi, selon un calendrier inclus dans la convention de subvention. Pour tous les autres aspects éthiques, le PI est responsable de la conformité éthique des recherches mais c'est l'Institution d'Accueil qui doit veiller au respect de la réglementation éthique nationale ; ces questions ne font pas l'objet de livrables, mais les bénéficiaires doivent conserver tous les justificatifs, ceux-ci pouvant être demandés par l'ERCEA (autorisations, certificats, déclarations de consentement, etc.).

Les ressources humaines

Dans un projet ERC, le PI constitue en toute indépendance son "équipe ERC" de manière à répondre aux besoins scientifiques et techniques des tâches à accomplir.

Les membres de l'équipe sont le PI, les personnes recrutées sur le projet (notamment PhD, Post-Doc, techniciens, ingénieurs...) et d'éventuels personnels des établissements bénéficiaires de la subvention (Institution d'Accueil et autres établissements - dont les "affiliated entities" - percevant une partie de la subvention). Le salaire de ces personnes est pris en charge au prorata du temps de travail passé sur le projet, qui doit être déclaré et justifié. 

Pour des besoins précis, le PI peut aussi faire appel à des scientifiques choisis pour leur expertise, qui interviennent en tant que collaborateurs de l'équipe. Leur salaire n'est pas couvert par la subvention ERC mais leur activité peut l'être (missions, coûts de recherche, etc.).

Pour le recrutement des membres de l'équipe, il est nécessaire de respecter la charte européenne du chercheur qui définit les principes d'équité et de transparence du processus de recrutement. Le code de conduite englobe notamment l'obligation de publier toutes les offres d'emploi sur le site dédié de la HI (s'il existe) et sur le site européen EURAXESS.