FAQ - Lump sum

Pouvons-nous avoir une définition du financement en somme forfaitaire ?

Le financement par somme forfaitaire (lump sum) est un mode de financement qui consiste à rembourser la participation aux projets sur la base de forfaits. A la différence d'un financement en frais réels, le montant de la somme forfaitaire est déterminé au moment du montage du projet et fixé dans la convention de subvention. Les bénéficiaires ne déclarent pas leurs coûts et ne sont pas soumis aux contrôles financiers, mais doivent justifier que les travaux ont été réalisés, tels que prévus dans l'annexe technique.

Comment le financement en lump sum fonctionne-t-il ?

Deux possibilités de fixation du montant forfaitaire sont proposées : soit il est fixé ex-ante par la Commission dans l’appel à propositions (option 1), soit il est proposé par le consortium pour leur proposition sur la base d’une estimation détaillée des coûts (option 2). Le type de montant forfaitaire pour chaque appel est précisé dans le programme de travail.

En pratique, la plupart des appels en somme forfaitaire d’Horizon Europe utilisent l'option 2. Après l’évaluation, une somme forfaitaire est fixée dans le contrat de subvention pour chaque work-package (WP) et chaque bénéficiaire (ou entité affiliée). Ce montant est versé lorsque les activités du WP sont terminées.

Quels types d'actions ou appels seront ouverts en lump sum ?

Le financement en mode lump sum concerne en principe tous type d'appel et tous les types d'instruments de financements.

Les règles de reporting et d'audit sont-ils les mêmes pour les lump sum de Type 1 (ERC POC) ?

Deux options de fixation du montant forfaitaire existent. Dans le type 1, le montant forfaitaire est préfixé par la Commission dans l'appel à propositions et votre budget doit être égal au total préfixé. Les propositions doivent décrire les efforts et les ressources que les demandeurs s'engagent à mobiliser pour ce montant. Les demandeurs doivent fournir une proposition de répartition du montant forfaitaire par module de travail et par bénéficiaire et entité affiliée.
Le reporting et les audits fonctionnent comme les projets financés en sommes forfaitaire de type 2, dont le montant est fixé par le consortium lors de proposition.

Pourquoi utiliser le financement en lump sum ?

Les formes simplifiées de financement, comme le lump sum ou les coûts unitaires, mettent l'accent sur la partie technique. Leur principal avantage est qu’elles réduisent la lourdeur administrative. Le financement forfaitaire, en particulier, offre un potentiel de simplification considérable par rapport au financement standard, car il supprime toutes les obligations en matière de déclaration des coûts, la nécessité de feuilles de temps et d’audits, de contrôles ou d’examens financiers ex-post des coûts engagés. De cette façon, on met moins l’accent sur la gestion financière et davantage sur le contenu scientifique et technique des projets.

Comment savoir si un appel à propositions prévoit un financement par somme forfaitaire ? Est-ce que ce mode de financement s'applique pour tous les types de participants ?

Ce mode de financement s'applique à l'ensemble du consortium et pour tout type d'entités. Lorsqu'un appel Horizon Europe utilise un financement par somme forfaitaire, cela est précisé :

1. dans la rubrique General information, sous la rubrique "Type of MGA" (il sera alors indiqué : HORIZON Lump Sum Grant [HORIZON-AG-LS]),
2. dans les General conditions de l'appel, sous-rubrique 6 "Legal and Financial set-up of the grant".

Que faut-il envisager pour préparer une proposition de montant forfaitaire d’Horizon Europe ?

La phase d'évaluation des propositions et la convention de subvention suivent autant que possible l’approche standard. Les critères d’évaluation, de préfinancement et de paiement sont les mêmes que pour les subventions en coût réels. De même, les périodes de rapport et les rapports techniques sont les mêmes, tout en se concentrant sur l’achèvement des work-packages (WP). Un montant forfaitaire est fixé dans le contrat de subvention pour chaque WP et chaque bénéficiaire (et entité affiliée le cas échéant). Ce montant est versé lorsque toutes les activités du lot de travail sont terminées. Le paiement ne dépend pas du succès, mais de l’achèvement des activités. La description des activités à mettre en œuvre pour chaque WP doit être suffisamment précise pour permettre d’évaluer si un lot de travail est terminé ou non.

Quel est le nombre adéquat de work-packages (WP) dans un projet en lump sum ?

Il n’y a aucun changement dans la conception du projet pour les projets financés par somme forfaitaire, sauf que les WP de longue durée peuvent être divisés en fonction des périodes de rapport. De cette façon, ils peuvent être remboursés au moyen de paiements intermédiaires. En général, il peut y avoir autant de WP que nécessaire, mais pas plus que ce qui est gérable. Un WP est une sous-division majeure du plan de travail du projet. Par conséquent :                 

• une seule activité n’est pas un ensemble de tâches ;
• une seule tâche n’est pas un ensemble de tâches ;
• un pourcentage de l’avancement des travaux n’est pas un ensemble de tâches.  

Est-il judicieux de partager en plusieurs périodes les work-packages management et communication/dissemination pour les projets lump sum ?

Ce n’est pas obligatoire. Mais c’est une bonne pratique si le consortium souhaite recevoir le financement de manière régulière. Cela dépend notamment de la durée du projet et des types de partenaires impliqués.

Construction du budget

Comment le budget devrait-il être réparti par partenaire dans la partie A de la proposition ?

Il appartient au consortium de décider de la répartition des montants forfaitaires par organisation partenaire, sur la base de la distribution des activités. Un montant forfaitaire peut être réparti entre plusieurs partenaires ou ne peut être attribué qu’à une seule organisation. Il faudra assurer de la cohérence avec la partie B de la proposition et il est obligatoire que le budget total par partenaire inclus dans la partie A soit égal au budget total dans la feuille de calcul.

Dans la phase de montage, comment devons-nous estimer le taux de salaire mensuel moyen ? Existe-t-il une méthode de calcul utilisée par Horizon Europe ? Ou faut-il calculer le salaire brut moyen pour la période du projet ? 

Il faut utiliser les pratiques habituelles de l’institution pour estimer les salaires. Ce n’est pas un montant prédéfini (unit cost). Chaque organisation applique ses règles usuelles, comme dans les projets en coûts réels, toutes charges incluses. Il est conseillé que ces estimations incluent des augmentations futures, pour couvrir les besoins réels sur la durée du projet.

Les coûts unitaires doivent-ils être harmonisés entre les différents work-packages (WP) ? Exemple : un seul forfait "consommable" identique à tous les WP ou pas forcément ?

Le forfait par type de coût pour l’ensemble du consortium n’est pas souhaitable. Il faut estimer le budget avec des coûts réels. Le coût des achats (consommables, voyages, ...) doit être adapté aux besoins de chaque partenaire et de chaque work-package. Il n'est pas nécessaire de fournir de devis.

Conseil : coller à la réalité des besoins. 

Peut-on prévoir des frais de gestion sur les projets en somme forfaitaire ?

La réponse à cette question est liée à la politique des établissements, qui décident de la mise en place de frais de gestion sur les contrats européens. Il faut suivre en tout cas les règles du montage budgétaire pour remplir le tableau Excel. A noter que les coûts indirects restent éligibles sur la base d’un taux forfaitaire du 25% des coûts directs budgétés.

Les coûts associés à chacune des catégories de personnel sont-ils les mêmes pour tous les partenaires ou sont-ils calqués sur les salaires moyens de chacun des partenaires ?

Il serait est plus approprié de considérer les salaires moyens de chaque partenaire pour respecter les spécificités de chaque pays et suivre les pratiques habituelles des institutions impliquées.

Est-ce que la Commission prévoit un taux d'ajustement à appliquer au budget prévisionnel des projet financés en lump sum. Par exemple, pour couvrir l'inflation ?

Non, la Commission ne prévoit pas de taux d'ajustement. La contribution maximale prévu dans le Grant Agreement correspond au montant maximal à recevoir par le consortium.

Quels sont les détails sur la partie budgétaire qui sont demandés en phase de montage ? Comment les évaluateurs peuvent-ils être certains que les chiffres sont fondés ? 

Les estimations détaillées sont présentées dans le tableau budgétaire qui est évalué par les experts qui jugent s’ils sont raisonnables et sont adaptés au contenu de la proposition. C’est pour cette raison que la Commission s'appuie sur des experts, qui vont comprendre la nature du projet. Les experts-évaluateurs feront des recommandations s’ils pensent que le budget ne présente pas des coûts réalistes.

Lors d'un webinaire, la Commission européenne disait qu'elle n’a pas à demander des justifications sur les montants de salaire demandés par les organisations et que même si cela a été fait par le passé, ce n’était pas normal. Est-ce que vous pouvez me le confirmer ?

En effet, les services de la Commission n’ont pas à demander de justificatifs sur les montants des salaires. Ce n’est pas une pratique générale ni encouragée. Voir l’enregistrement du webinaire dédié organisé en janvier 2023 (à 1h42)

Rédaction de la proposition

Les templates des Partie B (RIA/IA) des appels en sommes forfaitaires ont le droit à quelques pages supplémentaires en section 3. Qu’est-il attendu par la Commission ?

Ces pages supplémentaires (5 pages pour les projets RIA/IA, 3 pour les projets CSA - voir les annexes générales au programme de travail*) servent à la description des work-packages (WP). Soit il s'agit de WP qui ont vocation à durer tout au long du projet (management, dissémination…), soit le projet a subdivisé les activités en davantage de work-packages, afin qu'ils puissent être payés s'ils sont achevés avant la période finale du projet.
*For topics using lump sum funding, the limit for ‘Research and Innovation’ actions and ‘Innovation’ actions is 50 pages and the limit for ‘Coordination and support’ action is 33 pages.

Est ce que les projets financés en lump sum peuvent inclure des entités affiliées ?

Oui, les entités affiliées doivent-être identifiées de la même manière que dans les projets financés en coûts réels. Pour les projets en lump sum, ils doivent fournir une estimation de leur coûts dans le tableau budgétaire détaillé à l’étape de la proposition et leurs montants sont indiquées dans la convention de subvention (répartition de la somme forfaitaire, annexe 2).

Quelles sont les règles relatives à la participation de partenaires associés et de tiers qui mettent à disposition des ressources dans le cadre de subventions lump sum dans Horizon Europe ?

Les partenaires associés et les tiers qui mettent à disposition des ressources peuvent participer à des projets financés en somme forfaitaires. Les règles de base sont les mêmes que pour les subventions en coûts réels. Brièvement : les partenaires associés sont des entités qui mettent en œuvre certaines parties de l’action, mais sans recevoir de financement de l'UE. Ils sont énumérés dans la convention de subvention, mais n’ont aucun montant forfaitaire qui leur est associé. Les tiers qui mettent à disposition des ressources ne mettent pas en œuvre de tâches d’action. Les coûts des contributions en nature sont inclus dans la montant forfaitaire du bénéficiaire recevant les contributions en nature.

Comment fonctionne la sous-traitance (subcontracting) dans les projets lump sum ?

Le subcontracting est possible sous forme d'une subvention lump sum. Les règles de base sont les mêmes que pour les subventions en coûts réels. Les coûts de sous-traitance sont inclus dans le budget du bénéficiaire qui fait appel à ce tiers pour mettre en oeuvre une tâche du projet.

Comment les paiements sont-ils organisés dans un projet lump sum ?

En ce qui concerne le préfinancement, il n’y a pas un pourcentage fixe prévu dans le cadre du modèle de convention de subvention (MGA). Il sera défini pendant la phase de contractualisation (Grant Agreement Preparation - GAP). En revanche les paiements intermédiaires seront basés sur les work-packages (WP) qui ont été déclarés complétés et qui ont été approuvés par la CE. Le montant qui sera payé correspondra au montant de la contribution prévue dans le budget pour ce WP.
On peut retrouver ces principes sont prévus à l’article 22 du MGA pour les projets financés en lump sum.

Est-ce qu'il y a une fongibilité du budget entre les différents work-packages ?

Dans un projet financé en somme forfaitaire, il y a une totale flexibilité, comme il n’y a pas de rapport financier à rendre. Le budget peut être utilisé librement par le bénéficiaire, tant que le projet est mis en œuvre comme cela est prévu dans la convention de subvention. Au moment des paiements, la clé de répartition est basée sur le tableau budgétaire, qui indique la ventilation de la somme forfaitaire par work-package et par bénéficiaire. Souvent, les consortiums préfèrent formaliser les changements budgétaires entre partenaires dans la convention de subvention et c’est là qu’intervient une demande d’avenant.

Comment prévenir des difficultés éventuelles dans l'accord de consortium : par exemple si un partenaire ne fait pas tout le travail nécessaire et bloque le paiement pour tous ?

Le consortium décide lors de la négociation de l'accord de consortium de la responsabilité de chaque partenaire quant aux tâches à réalisées et aux versements correspondants.

Est-il possible de changer le nombre de work-packages pendant la phase de contractualisation ?

Oui, c’est toujours possible après discussion avec le project officer de diviser les work-packages lors de la phase de contractualisation.

Dans la phase de contractualisation, la Commission peut-elle demander des justificatifs pour valider les coûts estimés dans les budgets ?

Ce n’est pas la pratique générale et c’est un comportement que la Commission n’encourage pas. Lors de l’évaluation, les experts-évaluateurs regardent l’estimation des coûts et voient s’ils sont raisonnables et justifiés. La phase de préparation du contrat ne constitue pas une réévaluation du montant forfaitaire.

Concernant le pourcentage de pré-financement : y-a-t-il une règle spécifique concernant le pré-financement des projets en somme forfaitaire (lump sum) ?

La manière de calculer le pré-financement pour les projets lump sum est la même que pour les projets financés en coûts réels. Elle est inscrite dans les annexes générales au programme de travail*, à savoir 160% de la moyenne des périodes de rapport. La CE ne prévoit pas un pourcentage différent dans les projets en lump sum.
* Page 31, section «Reporting & payment arrangements» , §2 : «normally, pre-financing of 160% of the average EU funding per reporting period (i.e. maximum grant amount/number of periods); exceptionally, less or no prefinancing) ».

Le fond de garantie (Mutual Insurance Mechanism) est-il maintenu dans un projet financé en lump sum ?

Oui, ce méchanisme fonctionne également dans les projets en somme forfaitaire.

Quelles sont les règles d'évaluation des propositions en sommes forfaitaires dans le cadre d'Horizon Europe ?

Les propositions sont évaluées selon les procédures d'évaluation standard d'Horizon Europe avec l'aide d'experts indépendants. Les critères d'évaluation sont les mêmes que pour les autres projets Horizon Europe : excellence, impact et qualité et efficacité de la mise en œuvre.

Lorsque les demandeurs doivent remplir le tableau budgétaire pour le financement forfaitaire, ils doivent présenter une estimation détaillée de leurs coûts, indiquant les coûts et les catégories de coûts couverts par la contribution forfaitaire. Les experts s'assurent que les estimations de coûts sont raisonnables et non excessives et que les ressources proposées et la répartition budgétaire des parts forfaitaires permettront de mener à bien les activités décrites dans la proposition. Ceci est évalué selon le critère d'évaluation "qualité et efficacité de la mise en œuvre".

Est-ce que le financement par somme forfaitaire (lump sum) exige de fournir un certificat sur les états financiers (CFS) ?

Le certificat sur les états financiers est demandé dans un projet en coûts réels lorsque le montant des dépenses justifiées dépasse le seuil de 430 000€ dans Horizon Europe. Cette obligation ne s’applique pas aux projets financés en somme forfaitaire.

Comment est-ce que la Commission détermine les dates de rapports ? Quelle est la règle ?

Normalement une période de rapport a une durée de 18 mois, sauf dans le cas où un projet dure 2 ans ou moins. Voir la FAQ de la Commission  qui clarifie la manière dont est calculée la durée des périodes de rapport.

Un changement de la ventilation du budget entre partenaires au sein d’un même work-package est-il possible ?

Les transferts de budget entre work-packages (WP) sont possibles si :
• les WP concernés ne sont pas déjà achevés (et payés),
• le transfert est justifié par la mise en œuvre technique et scientifique de l’action.

Comment un rapport périodique fonctionne-t-il dans un projet financé en somme forfaitaire ?

À la fin de chaque période de rapport, vous devez soumettre le rapport technique et financier via le portail de la Commission. L’approche est la même que pour les subventions en coûts réels, sauf pour ce qui est des éléments ci-dessous :
- le coordinateur doit remplir le « status of work-packages » dans le Grant Management System du portail et indiquer pour les work-packages (WP) sont « completed » ou bien « not completed »,
- le rapport technique se concentre sur l’achèvement des WP (en particulier, lorsque vous déclarez qu’un WP est terminé, le rapport doit le justifier),
- le « rapport sur l’utilisation des ressources » ne s’applique pas aux lump sums,
- le rapport financier est très simplifié et dans une large mesure automatisé (sur la base de la déclaration des WP achevés).

Qu'est ce que signifie l'expression « paiement au WP complété » : est-ce la livraison des livrables correspondants (rapport, démonstrateur, etc) ou est-ce un jalon (milestone) qu'on considère atteint, ce qui ne correspond pas forcément à la livraison d'un livrable ?

La vérification d'un work-package se fait par le biais du rapport technique, les activités accomplies doivent correspondre à la description des activités dans l'annexe technique. Les livrables sont importants pour estimer la finalisation d’un work-package, s’ils sont prévus dans le Grant Agreement. Mais un work-package, ce n’est pas que le rendu de livrables qui lui sont associés.
A noter : on ne parle pas de résultats positifs, mais de réalisation des activités.

Est-ce qu'un work-package partiellement complété peut-être payé ?

Non, un work-package qui n'est pas totalement achevé ne peut pas faire l'objet d'un paiement de la part de la Commission européenne. Les paiements pour les work-packages partiellement achevés ne sont possibles qu'à la fin du projet, en tant que paiement partiel du solde.

Comment est déterminer le pourcentage d’achèvement d'un work-package ?

Uniquement au moment du rapport final du projet, il est possible que le consortium déclare un pourcentage d'achèvement pour les work-packages qui n'ont pas été terminés. Le project officer peut également choisir de déclarer un work-package comme "partiellement complété".

Quelles sont les cas dans lesquels un avenant est requis, dans le cadre d'un projet lump sum ?

Toutes les autres parties et tous les autres aspects de l’accord de subvention forfaitaire peuvent être modifiés de la même manière en ce qui concerne les subventions au coût réel. Cela comprend :

• la prolongation de la durée du projet ;
• le changement de période de déclaration ;
• les changements apportés au plan de travail (modification de l’annexe 1, par exemple tâches, produits livrables) ;
• transfert de tâches entre bénéficiaires ;
• les activités nouvelles/supplémentaires à sous-traiter ;
• ajout ou suppression de bénéficiaire, entité affiliée ou partenaire associé.

Les changements apportés au plan de travail (annexe 1) peuvent nécessiter ou non des transferts budgétaires, ce qui nécessite une mise à jour des la répartition des parts forfaitaires (annexe 2).
A place d'un avenant, les écarts par rapport au plan de travail peuvent être signalés dans le rapport (procédure de validation simplifiée) lors d'un rapport périodique (cf. section 5.2).

Doit-on soumettre un budget détaillé dans une demande d’avenant ?

Cela dépend si l'avenant a un impact sur le budget du projet. Si c'est le cas, alors il faut joindre le tableau de budget mis à jour.

Quelles sont les règles relatives à la résiliation d'un bénéficiaire (termination) dans les projets en lump sum ?

Les règles relatives à la résiliation d'un bénéficiaire sont en principe les mêmes pour les coûts réels et le financement en lump sum. La différence est que pour le lump sum, en cas de résiliation du bénéficiaire, aucun rapport financier n’est nécessaire. Tout montant pour les work-packages (WP) non encore acceptés, sur lesquels le partenaire sortant a travaillé avant la sortie, sera versé au coordonnateur une fois que le WP sera accepté. L'avenant pour la sortie du partenaire doit inclure une ventilation à jour du budget (mais il n’est pas nécessaire de réviser les estimations détaillées des coûts).

Qu'est-ce qu'il passe si un audit technique rejette un work-package dans un projet lump sum ?

Dans ce cas, le work-package (WP) peut être présenté de nouveau à la fin des périodes de rapport correspondantes.
Si un audit technique rejette un WP après la fin du projet, totalement ou partiellement, la part forfaitaire correspondant à ce WP est récupérée auprès des bénéficiaires concernés. Le recouvrement est calculé en fonction de la répartition du montant forfaitaire (annexe 2 de la convention de subvention) et proportionnellement au degré de rejet. Si seul le travail de l’un des bénéficiaires est rejeté, le recouvrement ne s’applique qu’à ce bénéficiaire et jusqu’à concurrence de la part forfaitaire de ce bénéficiaire pour ce forfait de travail. Si le rejet touche tous les bénéficiaires concernés par un lot de travaux, le montant rejeté est recouvré auprès de tous les bénéficiaires concernés proportionnellement à leur part dans ce WP selon la répartition forfaitaire (annexe 2).

Quels documents doivent être conservés dans le cadre d'un projet financé en lump sum ?

Les bénéficiaires doivent conserver les pièces justificatives adéquats pour prouver la bonne mise en œuvre de l’action pendant au moins 5 ans après le paiement du solde (3 ans pour les subventions jusqu’à 60 000 €). Ces dossiers doivent être disponibles et vérifiables. Pour les projets financés sous forme de lump sum, les bénéficiaires n’ont pas à garder des documents par rapport à leurs coûts réels (p. ex., feuilles de temps ou factures). Ils n’ont qu’à conserver des preuves appropriées et suffisantes (documentation, dossiers, publications, etc.) que les tâches d’action ont été correctement exécutées comme décrit à l’annexe 1 de la convention de subvention.

Est-ce que les personnels qui travaillent sur les projets doivent enregistrer et justifier de leur temps même pour les projets en lump sum ?

Pas de feuille de temps obligatoire dans les projets financés en lump sum. La Commission ne les demandera pas, puisqu'aucun rapport financier n'est à rendre.

Existe-t-il des contrôles ou audits financiers pour les subventions forfaitaires Horizon Europe ou Horizon 2020 ?

Il n’y a pas de vérification financière ou contrôle des coûts, car il n’y a aucune obligation de documenter les coûts engagés pour l’action. L’obligation de tenir des registres financiers en dehors de la convention de subvention s’applique toujours (par ex. en vertu de procédures internes ou de la législation nationale). Les contrôles, revues et audits peuvent se concentrer sur la bonne mise en œuvre de l’action et sur toute obligation non financière, telle que la promotion de l’action, la visibilité du financement communautaire, l’éthique et l’intégrité de la recherche, la diffusion et l’exploitation des résultats, gestion de la propriété intellectuelle, obligations liées à la science ouverte, etc.

Si je suis audité par rapport à une subvention en lump sum, dois-je fournir des comptes annuels ou des relevés de salaire individuels ?

Selon les règles du financement en somme forfaitaire, il n’y a aucune obligation de tenir des registres sur les coûts réels engagés. Toutefois, vous devrez peut-être vous conformer à d’autres exigences en matière de tenue de registres en dehors de la convention de subvention forfaitaire (par exemple, en vertu de la législation nationale ou de vos procédures internes). Il est possible que certains de ces dossiers, s’ils sont pertinents pour le projet, soient utilisés en cas de vérification pour vérifier la réalité du travail effectué. Cela comprend les points mentionnés à l’article 25.1.3 (c’est-à-dire comptes annuels, relevés de salaire individuels ou autres données personnelles) de la convention de subvention (MGA). Ces informations et données peuvent également être demandées dans le contexte spécifique de certaines enquêtes, par exemple, liées à des soupçons de fraude.