Construction du budget
Peut-on prévoir des frais de gestion sur les projets en sommes forfaitaires ?
La réponse à cette question est liée à la politique des établissements, qui décident de la mise en place de frais de gestion sur les contrats européens. Il faut suivre en tout cas les règles du montage budgétaire pour remplir le tableau Excel. A noter que les coûts indirects restent éligibles sur la base d’un taux forfaitaire du 25% des coûts directs budgétés.
Dans la phase de montage, comment devons-nous estimer le taux de salaire mensuel moyen ? Existe-t-il une méthode de calcul utilisée par Horizon Europe ? Ou faut-il calculer le salaire brut moyen pour la période du projet ?
Il faut utiliser les pratiques habituelles de l’institution pour estimer les salaires. Ce n’est pas un montant prédéfini (unit cost). Chaque organisation applique ses règles usuelles, comme dans les projets en coûts réels, toutes charges incluses. Il est conseillé que ces estimations incluent des augmentations futures, pour couvrir les besoins réels sur la durée du projet.
Les coûts unitaires doivent-ils être harmonisés entre les différents work-packages (WP) ? Exemple : un seul forfait "consommable" identique à tous les WP ou pas forcément ?
Le forfait par type de coût pour l’ensemble du consortium n’est pas souhaitable. Il faut estimer le budget avec des coûts réels. Le coût des achats (consommables, voyages, ...) doit être adapté aux besoins de chaque partenaire et de chaque work-package. Il n'est pas nécessaire de fournir de devis.
Conseil : coller à la réalité des besoins.
Quels sont les détails sur la partie budgétaire qui sont demandés en phase de montage ? Comment les évaluateurs peuvent-ils être certains que les chiffres sont fondés ?
Les estimations détaillées sont présentées dans le tableau budgétaire qui est évalué par les experts qui jugent s’ils sont raisonnables et sont adaptés au contenu de la proposition. C’est pour cette raison que la Commission s'appuie sur des experts, qui vont comprendre la nature du projet. Les experts-évaluateurs feront des recommandations s’ils pensent que le budget ne présente pas des coûts réalistes.
Les coûts associés à chacune des catégories de personnel sont-ils les mêmes pour tous les partenaires ou sont-ils calqués sur les salaires moyens de chacun des partenaires ?
Il serait est plus approprié de considérer les salaires moyens de chaque partenaire pour respecter les spécificités de chaque pays et suivre les pratiques habituelles des institutions impliquées.
Est-ce que la Commission prévoit un taux d'ajustement à appliquer au budget prévisionnel des projet financés en lump sum, le cas échéant. Par exemple, pour couvrir l'inflation ?
Non, la Commission ne prévoit pas de taux d'ajustement. La contribution maximale prévu dans le Grant Agreement correspond au montant maximal à recevoir par le consortium.
Rédaction de la proposition
Les templates des Partie B (RIA/IA) des appels en sommes forfaitaires ont le droit à quelques pages supplémentaires en section 3. Qu’est-il attendu par la Commission ?
Ces pages supplémentaires (5 pages pour les projets RIA/IA, 3 pour les projets CSA - voir les annexes générales au programme de travail*) servent à la description des work-packages (WP). Soit il s'agit de WP qui ont vocation à durer tout au long du projet (management, dissémination…), soit le projet a subdivisé les activités en davantage de work-packages, afin qu'ils puissent être payés s'ils sont achevés avant la période finale du projet.
*For topics using lump sum funding, the limit for ‘Research and Innovation’ actions and ‘Innovation’ actions is 50 pages and the limit for ‘Coordination and support’ action is 33 pages.