FAQ - Coûts de personnels

La Foire Aux Questions ci-dessous est dédiée aux coûts des personnels dans les projets Horizon Europe, aussi bien s’agissant des types et catégories de coûts de personnels éligibles que des questions relatives au temps travaillé sur les projets.

En complément de cette FAQ :
•    Une page permet d’avoir accès à l’ensemble des FAQ du site Horizon Europe ;
•    Le PCN juridique et financier a rédigé une série de fiches dédiées aux coûts de personnels dans Horizon Europe, téléchargeables la rubrique « Maîtriser les règles financières » de la page dédiée aux fiches pratiques HEU du PCN.

FAQ - Coûts de personnels

Comment gérer un doctorant qui travaille sur un projet Horizon Europe ? Est-ce que son temps est éligible ?

Dans Horizon Europe, le coût d’un doctorant qui travaille sur le projet est éligible, comme prévu dans les Specific cases de l'article 6.2.A.2 du modèle de convention de subvention annoté  AGA, en étant qu’il est considéré « work-oriented ». Il faudra en tout cas exclure le temps passé pour la formation, car il ne s’agit pas de temps travaillé pour le projet. Donc, dans la pratique, ces heures/jours de formations sont exclu(e)s du temps déclarable sur le projet via les feuilles de temps complétées.

Dans quelle catégorie doit on considérer un alternant ?

Comme règle générale, les alternants sont considérés comme des employés et leurs coûts sont donc éligibles et à déclarer au titre des coûts de personnel puisqu’il s’agit d’un contrat de travail selon la loi française. Il n'est possible de déclarer que le temps de travail effectivement passé sur le projet; il faudra donc mettre en place un système de suivi comme pour les autres personnes travaillant au projet. Consultez cette page pour en savoir plus : https://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/fr/l-alternance-dans-le-superieur-46509
Les frais pédagogiques liées à un contrat d’alternance ne sont pas éligibles dans un projet Horizon Europe, car elles ne répondent pas aux conditions générales d’éligibilité fixées à l’article 6 de l' AGA. 
 

Est-ce que les stagiaires sont éligibles en coûts directs ?

En considérant le fonctionnement du stage en France, il ne peut pas être éligible dans Horizon Europe, sur la base des conditions indiquées dans un paragraphe dédié des Specific cases de l'article 6.2.A.2 de l'AGA.
Il faut souligner aussi que l’équipe du projet doit être composée par des personnes expertes et compétentes sur le sujet. Un stagiaire est une personne en formation, cela signifie qu’il n’a encore pas les compétences pour dérouler des activités techniques.
Dans Horizon Europe, les coûts d’un étudiant n’est généralement pas éligible car ce type de contrat n’est pas « work-oriented », mais plutôt « training-oriented ». Afin que ce coût puisse être valoriser, il faudra embaucher la personne avec un contrat de travail classique.

Si nous avons un outil de temps en place mais souhaitons utiliser les déclarations mensuelles pour le programme Horizon Europe, est-ce accepté ?

La convention de subvention propose à l’article 20 deux options pour le suivi du temps :
• signer une déclaration mensuelle avec les jours travaillés sur le projet (La Commission propose un modèle non obligatoire.) ; ou
• utiliser un autre système d’enregistrement du temps fiable (papier ou numérique) pour enregistrer le temps (en jours ou en en heures) travaillé pour les projets.
Dans la fiche pratique « Enregistrer le temps travaillé », nous avons expliqué quelles sont les caractéristiques de chaque méthode.

Pour l'enregistrement du temps passé sur plusieurs projets, la personne doit-elle compléter plusieurs déclarations mensuelles ou feuilles de temps chaque mois ?

Nous conseillons de regrouper l'ensemble du temps travaillé sur les projets H2020 et/ou Horizon Europe dans la même feuille de temps ou déclaration mensuelle, afin de mieux suivre le temps de l'agent globalement et ainsi, d'éviter les erreurs.

Est-ce que les signatures électroniques des feuilles de temps/déclarations mensuelles sont autorisées ? Ou est-ce que les feuilles de temps doivent être signées impérativement à la main par le déclarant ?

Une signature PDF ne constitue pas une véritable signature et ne serait donc pas validée dans le cadre d’un audit de la Commission européenne. En effet, l’article 20 « Record Keeping » qui existe dans les règles des programmes H2020 et Horizon Europe précise que pour être valable, les feuilles de temps ou équivalent doivent être signées par l’agent et son supérieur hiérarchique.
Voir notre fiche pratique « Enregistrer le temps travaillé ».

Peut-on utiliser la déclaration mensuelle pour les personnes qui travaillent à 100% sur un projet ?

La déclaration de travail exclusif qui était utilisée dans H2020 n’existe plus dans les règles d'Horizon Europe. Les personnels qui travaillent à 100% sur un projet doivent remplir des feuilles de temps ou des déclarations mensuelles.

Est-ce que les 215 jours constituent un forfait obligatoire ou un plafond pour le calcul du coût des personnels ?

Dans Horizon Europe, le nombre maximal de jours déclarables est fixé à 215 jours par an. Ce nombre de jours ne peut pas être modifié. Pour plus d'informations, consulter la fiche pratique « Les coûts de personnel - La méthodologie du coût réel ». 

Est-ce que le nombre de personnes/mois présentées dans la proposition représentent un seuil immuable durant la mise en œuvre du projet ?

Il est possible de déclarer plus ou moins de personnes-mois (PM) par rapport à ce qui était prévu dans la proposition, dans la limite du budget disponible. Bonne pratique : il faut que le nombre de PM déclaré reste cohérent avec les activités réalisées.
 

La nouvelle méthode de calcul des coûts de personnel vaut-elle aussi pour les projets H2020 toujours en cours ?

La méthode de calcul du coût de personnel prévu dans l'AGA, basée sur le taux journalier, est uniquement applicable aux projets Horizon Europe. Pour les projets Horizon 2020, il faudra continuer à utiliser la méthode en taux horaire, comme indiqué dans l'AGA d'H2020.

Comment et à quel moment dans le calculs des coûts de personnels peut-on faire des arrondis ?

Si on enregistre le temps en heures, le chiffre obtenu suite à la conversion en équivalent-jour doit être arrondi à la demi-journée la plus proche. L’unité minimale que l'on peut déclarer est la demi-journée.

Comment convertir le temps enregistré en heures en équivalent-jours ?

Si le système utilisé pour enregistrer le temps trace le temps en heures, il conviendra de procéder à la conversion du nombre total d’heures travaillées en équivalent-jours. La convention de subvention annotée propose trois  méthodes différentes pour réaliser cette conversion (Voir la fiche pratique « Enregistrer le temps travaillé »). 
 

Comment peut-on déclarer le coût d'un doctorant CIFRE dans le cadre d'un projet Horizon Europe ?

En ce qui concerne la compatibilité entre la convention CIFRE et financement Horizon Europe, il faut éviter tout cas de double financement. Cela veut dire que vous ne pouvez pas valoriser des coûts subventionnés par un autre organisme, en l’occurrence l’ANRT dans le cadre d’une thèse CIFRE. Par conséquent, les PM déjà prises en charge par ailleurs (ANRT) ne peut pas être concomitamment chargés sur un projet HEU.

Voir toutes les questions