La déclaration des temps permet au bénéficiaire d’une action Horizon Europe en coûts réels de justifier le temps travaillé des agents.
Quelles sont les prescriptions minimales relatives au système d’enregistrement des temps ?
S’agissant des agents ne consacrant pas l’intégralité de leur temps de travail à une action du programme Horizon Europe, le bénéficiaire doit pouvoir montrer le nombre de jours réellement travaillés au moyen d’un système d’enregistrement des temps manuel ou électronique.
L’enregistrement des temps doit mentionner, au minimum le/la :
- titre et numéro de l’action, comme établi dans la convention de subvention ;
- nom complet du bénéficiaire, comme mentionné dans la convention de subvention ;
- nom de l’agent affecté sur le projet, ainsi que ses signatures mensuelles et leurs dates ;
- nombre de jours déclarés sur le projet, arrondi à la demi-journée près ;
- référence du ou des « work packages» correspondants, tels que définis dans l’annexe 1 de la convention de subvention ;
- nom du supérieur hiérarchique, ainsi que ses signatures mensuelles et leurs dates.
A titre indicatif, vous pouvez consulter voire utiliser le modèle proposé par la Commission européenne pour Horizon Europe.
Quels sont les textes de référence ?
L’article 20 de la convention de subvention précise : "le temps de travail accompli par le bénéficiaire dans le cadre de l’action doit être étayé par des déclarations signées [et datées] sur une base mensuelle par la personne et son superviseur, à moins qu’un autre système d’enregistrement du temps de travail ne soit en place; l’autorité chargée de l’octroi peut accepter d’autres preuves justifiant le temps de travail pour l’action déclarée, si elle considère qu’elles offrent un niveau d’assurance adéquat".