La déclaration des temps permet au bénéficiaire d’une action Horizon Europe de déclarer le temps travaillé des agents, qu'ils soient salariés ou participants à un projet.
Quelles sont les prescriptions minimales relatives au système d’enregistrement des temps ?
S’agissant des agents ne consacrant pas l’intégralité de leur temps de travail à une action du programme Horizon Europe, le bénéficiaire doit pouvoir montrer le nombre d’heures réellement travaillées au moyen d’un système d’enregistrement des temps manuel ou électronique.
L’enregistrement des temps doit mentionner, au minimum le/la :
- titre et numéro de l’action, comme établi dans la convention de subvention ;
- nom complet du bénéficiaire, comme mentionné dans la convention de subvention ;
- nom de l’agent affecté sur le projet, ainsi que ses visas mensuels et leurs dates ;
- nombre de jours déclarés sur le projet, arrondi à la demi-journée près ;
- référence du ou des « work packages» correspondants, tels que définis dans l’annexe 1 de la convention de subvention ;
- nom du supérieur hiérarchique, ainsi que ses visas mensuels et leurs dates.
Attention : l’enregistrement des activités des agents ne doit pas se limiter aux seules tâches liées au(x) projet(s) à justifier, mais doit permettre de quantifier l’intégralité de leurs activités.
A titre indicatif, vous pouvez consulter voire utiliser le modèle proposé par la Commission européenne pour Horizon Europe.
Quelles preuves alternatives ?
En l’absence d’un système d’enregistrement, à titre exceptionnel, la Commission européenne peut accepter des preuves alternatives (publication, invitation à un colloque, ...), dès lors qu’elles permettent d’établir le nombre d’heures travaillées sur le projet, avec un niveau d’assurance comparable au système d’enregistrement des temps.
Pour déterminer la similarité du niveau d’assurance, conformément aux standards de l’audit, les auditeurs ont recours aux trois critères suivants pour évaluer la preuve alternative :
- elle doit permettre d’identifier clairement l’agent concerné ;
- elle doit comporter un lien manifeste avec l’action donnant lieu à la justification ;
- elle doit permettre de quantifier le temps consacré à la tâche liée au projet.
Quels sont les textes de référence ?
L’article 2.1 de la convention de subvention précise : « Les éléments suivants sont nécessaires pour les frais de personnel : les heures travaillées pour le bénéficiaire au titre de l'action doivent être justifiées par des déclarations signées mensuellement par la personne et son supérieur hiérarchique, sauf si un autre système fiable de relevé des temps est en place ; l'autorité concédante peut accepter d'autres preuves à l'appui du temps travaillé pour l'action déclarée, si elle estime qu'elles offrent un niveau d'assurance suffisant. »