Dans Horizon Europe, un coût direct n'est éligible que si un lien est établi entre la dépense et la réalisation du projet. Les coûts de personnel ne faisant pas exception, le bénéficiaire d'un projet doit mesurer le temps passé par ses personnels sur ce projet. A cette fin, la Commission européenne propose un modèle, purement indicatif, de déclaration mensuelle.
Contrairement à Horizon 2020, où le temps était enregistré en heures, la déclaration mensuelle d'Horizon Europe retrace le temps passé sur projet en jours. Les bénéficiaires retrouvent tout de même dans cette déclaration mensuelle les éléments qui existaient dans H2020:
- le titre et le numéro de l'action,
- le nom complet du bénéficiaire,
- le nom et le statut du personnel concerné,
- le nom du supérieur hiérarchique,
- le temps déclarés sur le projet,
- la référence du Work Package sur lequel le personnel a travaillé,
- une instruction et une granularité mensuelle.
Le modèle est disponible sur le portail Funding & Tender opportunities, dans les documents de référence pour Horizon Europe.
Pour justifier des coûts de personnel dans Horizon Europe, un bénéficiaire doit justifier du temps passé sur un projet. Deux options d'offre à lui pour cela:
1 - Le bénéficiaire dispose déjà d'un système d'enregistrement des temps, comme des feuilles de temps. Dans ce cas, nul besoin d'en changer. Dans le cas où le temps de travail est enregistré en heures, la Commission européenne propose des options de conversion des heures en jours dans ses annotations au modèle de contrat de subvention (article 20).
2 - Le bénéficiaire n'enregistre pas encore le temps de travail. Il peut utiliser le modèle proposé par la Commission européenne.