Le portail en ligne (Funding & tenders opportunities), par lequel les coordinateurs de projets doivent déposer les propositions a en effet subi de sérieux inconvénients, non seulement liés à l’évolution des conditions de participation, de formulaires ou trames par rapport au programme-cadre précédent, Horizon 2020, mais également liés à l’évolution de l’outil logiciel lui-même.
Autant de petites évolutions de nature à déconcerter les déposants, même les plus avertis, parmi lesquelles nous avons relevé les suivantes.
Du dysfonctionnement (bug) technique simple à critique
Des candidats ont, par exemple, constaté que les données saisies n'étaient pas sauvegardées ou qu’ils ne pouvaient pas sauvegarder leur saisie (message d’erreur systématique, accès au portail impossible…) voire soumettre leur proposition, ainsi que d’autres dysfonctionnements moins critiques mais tout aussi chronophages.
Ces dysfonctionnements ont conduit la Commission européenne (C.E.) à publier, le 14 octobre dernier, une Foire aux questions (réf. 17221) listant les principales erreurs à éviter lors de la soumission d’une proposition.
En tout état de cause, tout problème technique ayant trait au portail est à rapporter au IT Helpdesk via ce formulaire de contact (dans la rubrique « domain », indiquer « submission of proposals »).
La C.E. porte une attention particulière aux conditions d’exploitation de son portail durant les jours précédant une date limite de soumission de propositions. Les cas avérés d’impossibilité de déposer sont traités en priorité et font l’objet d’un suivi attentif, en lien avec le coordinateur concerné. A cet effet, il est primordial que les candidats déposent une requête ou plainte dans les 4 jours suivants la date limite de dépôt de propositions.
En cas de difficulté technique critique persistante constatée par plusieurs participants, tant français que d’autres Etats, une demande de report de la date limite des appels à projets pourrait être sollicitée via les P.C.N., sans garantie qu’elle aboutisse.
Autre possibilité de contacter la C.E. : le formulaire de contact du Research Enquiry Service (RES) (dans la rubrique « subject », indiquer « 03 : proposal submission & evaluation »). Le RES est un service général et non dédié aux aspects techniques du portail.
A noter :
- les PCN ne disposent d’aucun accès privilégié au portail et ne peuvent en aucun cas vous assister dans la résolution technique de ces difficultés. En particulier, ils ne peuvent pas intercéder pour que votre proposition soit modifiée ou déposée après la date limite de remise des propositions ;
- il vaut mieux déposer une proposition incomplète qu’aucune !
Demande de déclaration de propriété et de contrôle (Declaration of ownership and control)
De source sûre obtenue en date du 17 août dernier, cette déclaration n’était impérative que pour l’appel à propositions réf. Horizon-CL2-2021-TRANSFORMATIONS-01-07, aujourd’hui clos.
Cependant et pour des raisons techniques, ce questionnaire a été rendu visible pour d’autres appels, mais il n’est pas requis pour valider la soumission de la proposition. Il peut donc être ignoré.
A noter : tout document impératif est signalé d’un trait rouge à côté de la zone de téléchargement dudit document. Si le trait est vert, c’est que le document en question est facultatif.
Saisie des entités affiliées (affiliated entities)
La notion d’entité affiliée inclut non seulement les entités liées à un bénéficiaire par un lien capitalistique mais également celles liées par tout lien juridique préexistant de nature collaborative. Elle comprend dorénavant les membres d’unités (dites « cotutelles »), laboratoires ou équipes mixtes (qualifiés sous H2020 de « tierces parties liées à un bénéficiaire »).
Sous H2020, ces entités affiliées et tierces parties liées étaient renseignées lors de la phase de préparation du contrat de subvention (dite « grant agreement preparation (GAP) phase »), une fois les résultats publiés.
Dorénavant, les entités affiliées sont à saisir lors du dépôt des propositions, allongeant la liste des participants (càd. bénéficiaires + entités affiliées + partenaires associés - cf. notre webinaire sur les tierces parties). Cette saisie, voulue par la C.E., augmente le volume de la proposition, puisqu'elles sont numérotées par le portail au même niveau que les futurs bénéficiaires, laissant penser que ces entités affiliées sont de potentiels bénéficiaires ou que l’implication française y serait prégnante, ce qui est inexact. Déclarer des entités affiliées n’est pas un choix mais un constat d’une situation juridique existante. Ainsi et si ces entités sont effectivement impliquées dans le projet, il faudra les ajouter.
La grande variété des structures contractuelles collaboratives de recherche (« joint research units / teams » etc. ) du paysage français de la recherche induit une augmentation artificielle du nombre d’entités affiliées potentielles des participants français. Certains d’entre eux ont ainsi rencontré des difficultés à faire comprendre à leur coordinateur la nécessité pour eux d’en déclarer, quand ils n’ont pas purement et simplement essuyé un refus.
Cependant, la non-saisie des informations relatives à ces entités affiliées n’est pas un motif d’inéligibilité ni de blocage de la soumission d’une proposition. Si sélectionnée, votre proposition devra être complétée à cet égard à l’issue de la publication des résultats. Le travail sera donc reporté en aval, lors de phase de contractualisation, si l’implication de ces possibles entités affiliées est réelle et mentionnée dans la partie B (en particulier les cotutelles d’unité mixte ou équivalent), ainsi que de leurs chercheurs parmi les personnels impliqués, pour que leur participation soit régularisée a posteriori.
A noter : la numérotation adoptée par le portail lors de la soumission n’est pas contractuelle : ce ne sera pas celle qui figurera au contrat de subvention si votre proposition est sélectionnée pour financement.