Qu’est-ce que la convention de subvention d’un projet Horizon Europe ?
Lorsque l'évaluation d'un projet Horizon Europe est positive, le coordinateur et les partenaires se voient affecter un Project Officer et reçoivent une invitation à préparer la convention de subvention. Les partenaires peuvent également consulter le rapport d'évaluation de leur proposition via le portail de l'Union (Funding and tenders opportunities).
La convention de subvention a pour objet de préciser les modalités régissant la subvention accordée aux bénéficiaires de cette subvention, regroupés en consortium, ainsi que les droits et obligations des parties (autorité d'octroi et bénéficiaires). Lors de la phase de préparation de la convention, le modèle de convention de subvention, fourni à l'appui de l'appel à propositions publié sur le portail, est adapté au projet.
La convention de subvention est signée par tous les bénéficiaires et prend effet, par défaut, le premier jour du mois suivant la date de signature, sauf disposition contraire figurant explicitement dans la convention de subvention.
A savoir : il existe plusieurs modèles de convention de subvention utilisés au sein d’Horizon Europe : le modèle général, multi ou mono-beneficiaire (HE MGA), le modèle pour les actions financées sur la base de coûts unitaires (Unit MGA), le modèle pour les actions financées en sommes forfaitaires (Lump Sum MGA).
Comment se déroule la phase de préparation de la convention de subvention ?
La totalité de la procédure est effectuée sur le portail de l'Union et est gérée électroniquement incluant les signatures. Les étapes sont les suivantes:
- Invitation à préparer la convention et envoi du rapport d'évaluation
- Préparation et soumission données données de la convention
Le coordinateur et chaque bénéficiaire doivent se connecter sur le portail européen au moyen de leur compte EU Login. (Comment créer son compte EU Login ?). Il leur sera alors demandé de préparer les données de la convention de subvention et de ses annexes. Seul le coordinateur a ensuite le droit de soumettre les données de la convention de subvention.
Durant cette phase de préparation, coordinateur et bénéficiaires doivent vérifier ou convenir avec leur Project Officer des éléments suivants :
- Toutes les informations légales, administratives et financières des entités bénéficiaires de la subvention et de leurs entités affiliées, ainsi que des partenaires associés au projet ;
- Les informations liées à l'annexe technique (Annexe 1 - description de l'action, livrables et jalons) ;
- La cohérence entre la proposition acceptée et les informations entrées sur le portail et le cas échéant, en informer le Project Officer ;
- La date de démarrage du projet ;
- Les périodes de justification (reporting) du projet ;
- Le cas échéant, l'ajout d'une ou plusieurs entités affiliées ou partenaires associés à un ou plusieurs bénéficiaires, si ceux-ci n'ont pas été identifiés au moment de la proposition, et, pour les entités affiliées, détailler leurs budgets respectifs (dans Horizon Europe, il faut mentionner les entités affiliées et partenaires associés lors du montage. Ajouter une entité affiliée ou un partenaire associé lors de la phase de contractualisation n'est donc pas la règle générale) ;
- D'éventuelles corrections demandées par l'autorité d'octroi ;
- Les aspects éthiques indiqués dans le rapport d'évaluation éthique ;
- Les aspects de sécurité indiqués dans le rapport d'évaluation en matière de sécurité.
Quels sont les délais pour finaliser la convention de subvention ?
La conclusion de la convention de subvention est soumise à un calendrier défini par l'autorité d'octroi. L'invitation à préparer cette convention spécifie les dates limites applicables à cette phase.
Le LEAR de chaque établissement doit désigner le(s) signataire(s) légaux de son établissement : les LSIGNs. Ces LSIGNs seront habilités à signer la déclaration sur l'honneur (DoH), document préalable à la finalisation de la convention de subvention, ainsi que la convention de subvention une fois finalisée. Les signatures sont effectuées par voie électronique uniquement, via le portail.
Pour plus d'information sur les différents rôles sur le portail européen, voir la page "Naviguer sur le portail européen".
Une fois la convention de subvention finalisée, le coordinateur est invité à signer. L'ensemble des membres du consortium est alors notifié. Les bénéficiaires ont trente jours à partir de la date de signature pour signer leur formulaire d'adhésion (annexe 3 à la convention de subvention - Accession Form Template) à ladite convention.
| Signature de la convention | Soumission de la première version de la convention | Signature de la déclaration sur l'honneur | |
|---|---|---|---|
| Délais |
3 mois après la réception des résultats d'évaluation |
3 semaines après la réception de l'invitation à préparer la convention |
6 semaines après la réception de l'invitation à préparer la convention |
A toute fin utile, les PCN tchèques ont mis en ligne une vidéo portant sur documents à signer avant le début de projet Horizon Europe: Documents to be signed before a project begins