Publié le 01.06.2022

Signature électronique de la convention de subvention

La convention de subvention doit être signée électroniquement par les entités qui participent à des projets Horizon Europe via le portail des offres et financement de la Commission européenne.

Comment procéder à la signature électronique d’un projet Horizon Europe ?

Comme sous H2020, les entités participant à des appels à propositions Horizon Europe doivent utiliser le portail européen (Funding and tenders opportunities) pour procéder à la signature électronique de la convention de subvention et de tous les autres documents à signer durant la phase de contractualisation ou d'exécution du projet.

Pour ce faire, la Commission européenne a mis en place :

  • un système reposant sur une chaîne de confiance entre le financeur et les bénéficiaires, garantissant ainsi l'identité des personnes signataires ;
  • un système de signature électronique sécurisé, garantissant l'authenticité des documents.

Comment préparer la signature électronique ?

En amont, il convient de paramétrer le portail du participant afin de préparer la signature de la convention de subvention.

  1. Chaque représentant légal du futur bénéficiaire doit nommer un Legal Entity Appointed Representative (LEAR) - voir la procédure détaillée de nomination du LEAR ;
  2. Le LEAR sera l’interface entre la Commission européenne et le bénéficiaire. À ce titre, il sera notamment chargé de vérifier que toute l’information relative au bénéficiaire est correcte et sera responsable de la nomination des personnes autorisées à signer pour le compte du bénéficiaire :
    1. nomination du/des personne(s) autorisée(s) pour la signature des conventions de subvention et amendements (Legal Signatories – LSIGNs) ;
    2. nomination du/des personne(s) autorisée(s) pour la signature des états financiers (Financial Signatories - FSIGNs).

Les Participant Contacts - PaCos ou Coordinator Contacts - CoCos devront sélectionner, pour leur projet, un ou plusieurs LSIGNs et FSIGNs à partir de la liste de personnes établie par le LEAR. Ils deviendront respectivement des Project Legal Signatories - PLSIGNs et des Project Financial Signatories - PFSIGNs. Chaque personne ainsi désignée devra utiliser son propre compte EU Login (voir la video Comment créer son compte EU Login ?)

Comment effectuer la signature électronique ?

  1. Dans le temps de la préparation de de la convention de subvention, le PLSign de chaque bénéficiaire devra signer une déclaration sur l’honneur (DoH), en suivant la même procédure que celle décrite aux points 3 à 10 ci-après ;
  2. Sur la base du modèle de contrat de subvention publié à l’appui de l’appel à propositions concerné, adapté aux besoins du projet lors de la préparation de la convention de subvention (grant agreement preparation), la Commission européenne prépare la convention de subvention pour signature, soit un document pdf, scellé électroniquement pour garantir son authenticité, rendu accessible via le portail européen ;
  3. Le PLSign (Project Legal Signatory) du coordinateur reçoit un courriel lui indiquant qu’il peut procéder à la signature électronique du document ;
  4. Le PLSign du coordinateur utilise son EU Login pour accéder au portail ;
  5. Le PLSIign trouve le document mis à disposition dans la section My area du menu My projects et sélectionne le projet désigné dans la liste et clique sur MP - Manage Project ;
  6. La convention de subvention peut être téléchargée et imprimée et est prête à être signée.
  7. Le PLSIign clique sur le lien grant agreement pour relire le document et, s’il est prêt à le signer, clique sur le bouton SIGN ;
  8. Une fenêtre pop-up prévient l’utilisateur que cela implique que le signataire est sur le point de signer et demande au PLSign de confirmer qu’il souhaite procéder à la signature ;
  9. Une nouvelle page demande au PLSign de saisir son mot de passe EU Login ;
  10. Le PLSign clique sur le bouton SIGN ;
  11. Le système crée une nouvelle version du document pdf : un cachet électronique est ajouté, comprenant une preuve de date et les références du signataire. Le nouveau document pdf est rendu accessible ;
  12. Pour vérifier la validité du document, il suffit de l’ouvrir avec un lecteur pdf compatible et de cliquer sur l’image de la signature électronique ;
  13. Le LEAR du coordinateur et les autres participants sont informés de la signature de la convention de subvention par le coordinateur ;
  14. La Commission européenne ou l'agence exécutive est informée de la signature de la convention de subvention par le coordinateur ;
  15. En suivant une procédure comparable à celle décrite dans les points 2 à 9, la personne habilitée au sein de la Commission européenne signe, à son tour, la convention de subvention ;
  16. Tous les PLSign des autres bénéficiaires sont notifiés de la signature et sont invités à signer à leur tour, par processus d’adhésion à la convention de subvention ;
  17. En suivant une procédure comparable à celle décrite dans les points 2 à 9, le PLSign de chaque bénéficiaire signe un formulaire d’accession à la convention de subvention (accession form to the grant agreement).

La signature des amendements par le PLSign du coordinateur et des états financiers par le PFSign du coordinateur et des bénéficiaires suivent les mêmes étapes.

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