L'EIC Pathfinder est un instrument qui est considéré comme le continuité des Future Emerging Technologies, anciens appels sous le précédent programme-cadre Horizon 2020. De ce fait, au-delà de la philosophie héritée, des leçons ont été tirées de ces précédentes expériences.
Le processus de droit de réponse
Les appels de l'EIC Pathfinder couvrent toutes les thématiques possibles, ce qui rend la tâche difficile, pour la Commission européenne, pour contrecarrer une potentielle mauvaise compréhension ou conflit d'intérêt de la part des experts-évaluateurs. Malgré l'attention qui est porté à la sélection de ces personnes, le risque zéro concernant une mauvaise compréhension de la proposition évaluée n'est pas réalisable.
Pour contrer au maximum ce biais, il a été décidé d'inclure une nouvelle étape dans le processus d'évaluation des appels EIC Pathfinder, Open et Challenges, qui s'appelle la "rebuttal procedure" et que nous pourrions traduire comme le processus de droit de réponse. À cette occasion, l'opportunité est donné aux déposants de répondre aux commentaires des évaluateurs de la première étape via un document à déposer directement en ligne.
L'entièreté du processus de droit de réponse se déroule sur le portail Funding and Tenders, de la notification au téléchargement du document de réponse, tout est dématérialisée.
Le format attendu
De 6 à 10 semaines après la date limite de soumission de l'appel, vous recevrez une notification du portail concernant votre projet vous indiquant que les commentaires des experts-évaluateurs de première étape sont disponibles et que vous pouvez jouir de votre droit de réponse.
Vous pourrez alors vous rendre sur le portail et télécharger ce fichier PDF où vous retrouverez toutes les informations importantes pour cette étape, dont notamment le délai de réponse qui vous est accordé. Pour les appels 2023, ce dernier était de 8 jours calendaires à partir du jour de réception de la notification.
Il est important de noter que la période de "rebuttal" ne se passe pas exactement en même temps pour tous les projets EIC Pathfinder évalués issu du même appel. Il peut y avoir plusieurs semaines d'écart entre les projets, il est donc important de rester disponible en cas de gestion de plusieurs propositions en simultané.
Dans la lettre de notification, vous trouverez les consignes et le format demandé, deux pages A4 en 2023, les polices d'écriture autorisées et tous autres détails liés à la mise en page. Plus bas, vous aurez le "Right to react report" avec les commentaires individuels des évaluateurs, par critère d'évaluation (Excellence, Impact, Implementation), auxquels vous pouvez répondre.
Il vous sera aussi indiqué les règles à respecter quant au contenu de vos réponses. En effet, comme précisé plus haut dans cet article, cette étape a été ajoutée pour contrer de potentiels quiproquos et incompréhensions des évaluateurs. Il est donc important de respecter les règles suivantes :
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Vos réponses ne peuvent pas être utilisées pour modifier ou ajouter du contenu aux propositions, mais doivent strictement se concentrer sur l'apport de clarifications et/ou de réponses aux éventuelles incompréhensions ou erreurs des évaluateurs.
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ET vous ne devez réagir qu'aux points soulevés dans les commentaires individuels et la réponse doit se limiter à corriger, avec des preuves, les erreurs factuelles supposées.
Les « preuves » comme mentionnées doivent être pointées, par exemple, en indiquant le numéro de page de votre proposition où apparaît l’élément qui contredit le commentaire de l’évaluateur en question.
97,7% des projets déposés sur l'appel EIC Pathfinder Open 2021 ont utilisé ce droit de réponse.
L'impact sur l'évaluation en deuxième étape
Si vous avez décidé d'utiliser votre droit de réponse et que vous avez bien téléchargé votre document sur le portail en respectant le format demandé, votre réponse sera transmise au comité d'évaluation, la deuxième étape d'évaluation.
Lors de ce comité, les membres du panel devront arriver à un consensus pour déterminer la liste des projets à financer. Ils vont, pour cela, s'appuyer sur les propositions soumises, les commentaires des évaluateurs de première étape et, le cas échéant, des réponses fournies lors du processus de droit de réponse.
Les membres composant ce panel sont différents des experts-évaluateurs de la première étape. Néanmoins, si un projet, ayant de grandes chances d'être lauréat, a obtenu des avis très divergents lors de la première étape, le comité se laisse la possibilité d'inviter certains experts-évaluateurs à la discussion de consensus.
Pour chaque document de réponse transmis, ils décideront s'il doit être pris en compte. Ils vont alors juger de la pertinence des éléments fournis et, de ce fait, du respect des règles mentionnées ci-dessus.
67% des réponses transmises, dans le cadre de la "rebuttal procedure" de 2021, ont été considérées comme pertinentes.
Vous saurez si votre réponse a été prise en compte au moment de la réception de votre Evaluation Summary Report (ESR), dans la section où se trouve l'évaluation du comité appelée "Panel comments on proposal". Elle pourra avoir été, plus ou moins, prise en compte. Voici quelques exemples de commentaires dans l'ESR final :
- Entièrement : "The evaluation committee received and examined the additional information provided via the rebuttal procedure. Such information was found to be relevant to the specific issues raised by the evaluators and has been duly taken into account during the discussion of the evaluation committee."
- Partiellement : "The evaluation committee has received and examined the information provided by the rebuttal procedure. Such information was found to be only partially relevant to the specific issues raised by the evaluators and has been duly taken into account during the discussion of the evaluation committee."
- Aucunement : "The evaluation committee received and examined the additional information provided via the rebuttal procedure. Such information, however, was not found to be relevant to the specific issues raised in the report, because not responding to potential misunderstandings or errors by the evaluators"
Il est également possible, pour le comité d'évaluation, d'ajouter des précisions quant aux éléments qui ont été considérés comme pertinents ou non.
Si vous faites face à des difficultés techniques ou si vous avez des interrogations durant la procédure de droit de réponse, n'hésitez pas à contacter le PCN EIC Pathfinder et Transition.